Het kost heel wat werk en tijd, meer dan dat het eigenlijk zou moeten kosten. Het digitale aanbesteden van tegenwoordig is natuurlijk eenvoudiger daar waar het allemaal via de computer gebeurt, maar alsnog kan er een hoop tijd gaan zitten in alle kleine dingetjes die je steeds moet nakijken en invullen. Gelukkig is daar wel een goede qflow oplossing voor, die je bovendien een hoop tijd kan besparen. Het gebruik van een goede aanbestedingstool kan je veel werk en veel kopzorgen besparen.
Een goed voorbeeld van een dergelijke en degelijke aanbestedingstool is E-tender. Deze tool is zo compleet dat deze je van begin tot eind door het proces van aanbesteden kan helpen en dit in goede banen kan leiden. Uiteraard zal je aanvankelijke begin nog wel wat lastiger zijn, omdat je nog moet leren omgaan met het programma en nog wat meer gegevens moet invullen. En uiteraard moeten daarbij ook de bedrijfsprocessen, bedrijfsregels maar ook de wet worden meegenomen. Wanneer je dit raamwerk eenmaal hebt opgesteld, dan kan je gaan beginnen met het invullen van bepaalde basisgegevens om te zorgen dat de volgende keer een stuk eenvoudiger zal zijn. Deze gegevens hoef je de volgende keer namelijk niet meer apart in te vullen. Je kunt de tool en de gegevens erin natuurlijk ook heel goed gebruiken als archief. Dat scheelt je natuurlijk ook weer een hoop ruimte, die je anders moet inruimen voor kilo’s aan papier. Je hoeft dan eigenlijk alleen nog maar printjes te maken die voor je eigen archief dienen. Dat is natuurlijk ook uitzonderlijk handig bij je jaarlijkse aangifte bij de belastingdienst. Alles staat al netjes bij elkaar en je hoeft geen hele kasten overhoop te halen om net bij dat ene papiertje te komen. je gebruikt gewoon heel simpel de zoekfunctie. Dit is natuurlijk ook handig bij een audit, omdat deze ook vaak onverwachts plaatsvinden.